Che cos’è un archivio
L’archivio è la porta per entrare nella storia. In archivio infatti si conservano così come furono prodotti e organizzati in passato i complessi documentari pubblici e privati. Sin dalla più remota antichità l’uomo ha avuto bisogno di documenti e archivi e su di essi si fondano la continuità delle istituzioni, la buona conduzione delle amministrazioni, la certezza del diritto, la correttezza delle procedure e dei negozi giuridici.
L'archivio ha origini giuridico-amministrative ma col passare del tempo i documenti vengono conservati anche per altri scopi, di più generale informazione, per la conoscenza dei fatti passati, divenendo fonte di ricerca storica.
Tuttavia l’archivio si distingue da altre istituzioni di conservazione e fruizione di beni culturali, come le biblioteche e i musei. Infatti l’archivio nasce come naturale aggregazione della documentazione prodotta nel corso del tempo da soggetti pubblici o privati per le necessità delle loro attività.
L’archivio è quindi un complesso organico di atti, un insieme di scritture burocratiche non una raccolta o collezione realizzata successivamente per scopi culturali (come la biblioteca di libri; la pinacoteca di quadri; il museo di oggetti e manufatti; la cineteca film; ecc.).
L'utilizzo dell’archivio richiede una specifica metodologia e spesso anche l’aiuto e la mediazione dell'archivista. Infatti la ricerca non può avvenire per voci tematiche o indici come nelle biblioteche e nei centri di documentazione. Occorre invece conoscere in quale modo e per quale motivo possono essere stati prodotti documenti in relazione a fatti o persone. Con la conoscenza della storia delle istituzioni e delle organizzazioni si possono identificare gli uffici o gli enti o i soggetti che produssero le carte oggi conservate negli archivi storici, pubblici e privati. Quindi si consulteranno le guide per localizzare quali sono e dove sono quegli archivi e gli inventari specifici dei singoli fondi documentari per individuare le singole unità archivistiche da consultare.
Le indicazioni fornite dagli archivisti servono ad orientarsi correttamente e facilitano le indagini documentarie, ottimizzandone le possibilità di euristica grazie alla particolare conoscenza dei fondi, del loro ordinamento e della natura delle carte, nonché delle competenze e della giurisdizione degli enti produttori. I funzionari degli archivi di Stato in particolare mettono a disposizione degli utenti la loro specifica competenza per indirizzarli sulla strada istituzionale che permette di trovare fra le carte le notizie e le informazioni che essi cercano. Lo studioso viene così aiutato ad entrare nella logica della ricerca d'archivio, cioè a farsi mentalmente "contemporaneo" delle carte.
Una buona ricerca bibliografica preventiva sull'argomento per il quale si cerca documentazione consente di partire da quello che si è già studiato, trovando spesso anche notizie archivistiche e documenti editi, ma soprattutto aiuta a ricostruire il quadro storico istituzionale nel quale si formarono gli atti e di comprenderne la natura e le relazioni reciproche.
Ogni documento fa parte di un insieme sistematico e va interpretato in relazione ad esso, perché isolato dal contesto perde gran parte del suo significato.
Donato Tamblé